Wir bewegen.

Datenschutzleitlinie

1. Ziel der Datenschutzleitlinie
Die Autohaus Heise GmbH (folgend „Unternehmensgruppe“ genannt) verpflichtet sich im Rahmen ihrer gesellschaftlichen Verantwortung zur Einhaltung von Datenschutzrechten. Diese Datenschutzleitlinie gilt für die Unternehmensgruppe in Bezug auf die Grundprinzipien zum Datenschutz. Die Wahrung des Datenschutzes ist eine Basis für vertrauensvolle Geschäftsbeziehungen und für die Unternehmensgruppe als Arbeitgeber.

Die Datenschutzleitlinie schafft eine der notwendigen Rahmenbedingungen für Datenübermittlungen zwischen der Unternehmensgruppe und den Kunden sowie sonstigen Dienstleistern. Sie gewährleistet das von der Europäischen Datenschutzrichtlinie und den nationalen Gesetzen verlangte angemessene Datenschutzniveau.

2. Geltungsbereich der Datenschutzleitlinie
Diese Datenschutzleitlinie gilt für alle Unternehmen und Standorte der Unternehmensgruppe. Die Datenschutzleitlinie erstreckt sich auf sämtliche Verarbeitungen personenbezogener Daten. Anonymisierte Daten, z.B. für statistische Auswertungen oder Untersuchungen, unterliegen nicht dieser Datenschutzleitlinie. 

Zur Unternehmensgruppe gehören die:

3. Geltung staatlichen Rechts
Diese Datenschutzleitlinie beinhaltet die europäische Datenschutzgrundverordnung, ohne dass bestehendes staatliches Recht ersetzt wird. Sie ergänzt das jeweilige nationale Datenschutzrecht.

4. Prinzipien für die Verarbeitung personenbezogener Daten 

a) Rechtmäßigkeit
Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten müssen die Persönlichkeitsrechte des Betroffenen gewahrt werden. Personenbezogene Daten müssen auf rechtmäßige Weise erhoben und verarbeitet werden.


b) Zweckbindung
Die Verarbeitung personenbezogener Daten darf lediglich für die Zwecke verfolgen, die vor der Erhebung der Daten festgelegt wurden. Nachträgliche Änderungen der Zwecke sind nur eingeschränkt möglich und bedürfen einer Rechtfertigung.

c) Transparenz
Der Betroffene muss über den Umgang mit seinen Daten informiert werden. Grundsätzlich sind personenbezogene Daten bei dem Betroffenen selbst zu erheben. Bei Erhebung der Daten muss der Betroffene mindestens Folgendes erkennen können oder entsprechend informiert werden über:

- Die Identität der verantwortlichen Stelle
- Den Zweck der Datenverarbeitung
- Dritte oder Kategorien von Dritten, an die die Daten gegebenenfalls übermittelt werden

d) Datenvermeidung und Datensparsamkeit
Vor einer Verarbeitung personenbezogener Daten muss geprüft werden, ob und in welchem Umfang diese notwendig sind, um den mit der Verarbeitung angestrebten Zweck zu erreichen.

Personenbezogene Daten dürfen nicht auf Vorrat für potentielle zukünftige Zwecke gespeichert werden, es sei denn, dies ist durch staatliches Recht vorgeschrieben oder erlaubt.

e) Löschung
Personenbezogene Daten, die nach Ablauf von gesetzlichen oder geschäftsprozessbezogenen Aufbewahrungsfristen nicht mehr erforderlich sind, müssen gelöscht werden. Bestehen im Einzelfall Anhaltspunkte für schutzwürdige Interessen dieser Daten, müssen die Daten gespeichert bleiben, bis das schutzwürdige Interesse rechtlich geklärt werden konnte.


f) Sachliche Richtigkeit und Datenaktualität
Personenbezogene Daten sind richtig, vollständig und – soweit erforderlich – auf dem aktuellen Stand zu speichern. Es sind angemessene Maßnahmen zu treffen, um sicherzustellen, dass nichtzutreffende, unvollständige oder veraltete Daten gelöscht, berichtigt, ergänzt oder aktualisiert werden.


g) Vertraulichkeit und Datensicherheit
Für personenbezogene Daten gilt das Datengeheimnis. Sie müssen im persönlichen Umgang vertraulich behandelt werden und durch angemessene technische und organisatorische Maßnahmen gegen unberechtigten Zugriff, unrechtmäßige Verarbeitung oder Weitergabe, sowie versehentlichen Verlust, Veränderung oder Zerstörung gesichert werden.

5. Zulässigkeit der Datenverarbeitung
Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten ist nur zulässig, wenn einer der nachfolgenden Erlaubnistatbestände vorliegt. Ein solcher Erlaubnistatbestand ist auch dann erforderlich, wenn der Zweck für die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung der personenbezogenen Daten gegenüber der ursprünglichen Zweckbestimmung geändert werden soll.


Kunden-, Interessenten- und Partnerdaten

a) Datenverarbeitung bei Anbahnung, Abschluss und Vertragskündigung
Personenbezogene Daten des betroffenen Interessenten, Kunden oder Partners dürfen zur Begründung, zur Durchführung und zur Beendigung eines Vertrages verarbeitet werden. Dies umfasst auch die Betreuung des Vertragspartners, sofern dies im Zusammenhang mit dem Vertragszweck steht. Im Vorfeld eines Vertrages – also in der Vertragsanbahnungsphase – ist die Verarbeitung von personenbezogenen Daten zur Erstellung von Angeboten oder zur Erfüllung sonstiger auf einen Vertragsabschluss gerichteter Wünsche des Interessenten erlaubt. Interessenten dürfen während der Vertragsanbahnung unter Verwendung der Daten kontaktiert werden, die sie mitgeteilt haben. Eventuell vom Interessenten geäußerte Einschränkungen sind zu beachten.

 
b) Datenverarbeitung zu Werbezwecken
Kundenbindungs- oder Werbemaßnahmen bedürfen zusätzlicher rechtlicher Voraussetzungen. Die Verarbeitung personenbezogener Daten zu Zwecken der Werbung ist zulässig, sofern sich dies mit dem Zweck, für den die Daten ursprünglich erhoben wurden, vereinbaren lässt. Der Betroffene ist über die Verwendung seiner Daten für Zwecke der Werbung zu informieren. Sofern Daten ausschließlich für Werbezwecke erhoben werden, ist deren Angabe durch den Betroffenen freiwillig. Der Betroffene soll über die Freiwilligkeit der Angabe von Daten für diese Zwecke informiert werden. Im Rahmen der Kommunikation mit dem Betroffenen soll eine Einwilligung des Betroffenen in die Verarbeitung seiner Daten zu Werbezwecken eingeholt werden. Der Betroffene soll im Rahmen der Einwilligung zwischen den verfügbaren Kontaktkanälen wie elektronische Post und Telefon wählen können (s. u. c) Einwilligung).


c) Einwilligung in die Datenverarbeitung
Eine Datenverarbeitung kann aufgrund einer Einwilligung des Betroffenen stattfinden. Vor der Einwilligung muss der Betroffene gemäß 4.c) dieser Datenschutzleitlinie informiert werden. Die Einwilligungserklärung ist aus Beweisgründen grundsätzlich schriftlich oder elektronisch einzuholen. Unter Umständen, z.B. bei telefonischer Beratung, kann die Einwilligung auch mündlich erteilt werden. Ihre Erteilung muss dokumentiert werden.

 

d) Datenverarbeitung aufgrund gesetzlicher Erlaubnis
Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist auch dann zulässig, wenn staatliche Rechtsvorschriften die Datenverarbeitung verlangen, voraussetzen oder gestatten. Die Art und der Umfang der Datenverarbeitung müssen für die gesetzlich zulässige Datenverarbeitung erforderlich sein und richten sich nach diesen Rechtsvorschriften.


e) Datenverarbeitung aufgrund berechtigten Interesses
Die Verarbeitung personenbezogener Daten kann auch erfolgen, wenn dies zur Verwirklichung eines berechtigten Interesses der Firma erforderlich ist.

Berechtigte Interessen sind in der Regel rechtliche (z.B. Durchsetzung von offenen Forderungen) oder wirtschaftliche (z.B. Vermeidung von Vertragsstörungen). Eine Verarbeitung personenbezogener Daten aufgrund eines berechtigten Interesses darf nicht erfolgen, wenn es im Einzelfall einen Anhaltspunkt dafür gibt, dass schutzwürdige Interessen des Betroffenen das Interesse an der Verarbeitung überwiegen. Die schutzwürdigen Interessen sind für jede Verarbeitung zu prüfen.


f) Verarbeitung besonders schutzwürdiger Daten
Die Verarbeitung besonders schutzwürdiger personenbezogener Daten darf nur erfolgen, wenn dies gesetzlich erforderlich ist oder der Betroffene ausdrücklich eingewilligt hat. Die Verarbeitung dieser Daten ist auch dann zulässig, wenn sie zwingend notwendig ist, um rechtliche Ansprüche gegenüber dem Betroffenen geltend zu machen, auszuüben oder zu verteidigen. Wird die Verarbeitung besonders schutzwürdiger Daten geplant, ist der Beauftragte für den Datenschutz im Vorfeld zu informieren.


g) Nutzerdaten und Internet
Wenn auf Webseiten oder in Apps personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und genutzt werden, sind die Betroffenen hierüber in Datenschutzhinweisen und ggf. Cookie-Hinweisen zu informieren. Die Datenschutzhinweise und ggf. Cookie-Hinweise sind so zu integrieren, dass diese für die Betroffenen leicht erkennbar, unmittelbar erreichbar und ständig verfügbar sind. 

 
Mitarbeiterdaten

a) Datenverarbeitung für das Arbeitsverhältnis
Für das Arbeitsverhältnis dürfen die personenbezogenen Daten verarbeitet werden, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung des Arbeitsvertrages erforderlich sind. Bei der Anbahnung eines Arbeitsverhältnisses dürfen personenbezogene Daten von Bewerbern verarbeitet werden. Nach Ablehnung sind die Daten des Bewerbers unter Berücksichtigung beweisrechtlicher Fristen zu löschen, es sei denn, der Bewerber hat in eine weitere Speicherung für einen späteren Auswahlprozess eingewilligt. Eine Einwilligung ist auch für eine Verwendung der Daten für weitere Bewerbungsverfahren erforderlich. Dies betrifft wechselseitige Weitergaben von Bewerbungen innerhalb der Unternehmensgruppe.

Im bestehenden Arbeitsverhältnis muss die Datenverarbeitung immer auf den Zweck des Arbeitsvertrages bezogen sein, sofern nicht einer der nachfolgenden Erlaubnistatbestände für die Datenverarbeitung eingreift.

Ist während der Anbahnung des Arbeitsverhältnisses oder im bestehenden Arbeitsverhältnis die Erhebung weiterer Informationen über den Bewerber bei einem Dritten erforderlich, sind die jeweiligen nationalen gesetzlichen Anforderungen zu berücksichtigen. Im Zweifel ist eine Einwilligung des Betroffenen einzuholen.

Für Verarbeitungen von personenbezogenen Daten, die im Kontext des Arbeitsverhältnisses stehen, jedoch nicht originär der Erfüllung des Arbeitsvertrages dienen, muss jeweils eine rechtliche Legitimation vorliegen. Das können gesetzliche Anforderungen, eine Einwilligung des Mitarbeiters oder die berechtigten Interessen der Unternehmensgruppe sein.

 
b) Datenverarbeitung aufgrund gesetzlicher Erlaubnis
Die Verarbeitung personenbezogener Mitarbeiterdaten ist auch dann zulässig, wenn staatliche Rechtsvorschriften die Datenverarbeitung verlangen, voraussetzen oder gestatten. Die Art und der Umfang der Datenverarbeitung müssen für die gesetzlich zulässige Datenverarbeitung erforderlich sein und richten sich nach diesen Rechtsvorschriften. Besteht ein gesetzlicher Handlungsspielraum, müssen die schutzwürdigen Interessen des Mitarbeiters berücksichtigt werden.


c) Einwilligung in die Datenverarbeitung
Eine Verarbeitung von Mitarbeiterdaten kann aufgrund einer Einwilligung des Betroffenen stattfinden. Einwilligungserklärungen müssen freiwillig abgegeben werden. Unfreiwillige Einwilligungen sind unwirksam. Die Einwilligungserklärung ist aus Beweisgründen grundsätzlich schriftlich oder elektronisch einzuholen. Erlauben die Umstände dies ausnahmsweise nicht, kann die Einwilligung mündlich erteilt werden. Ihre Erteilung muss in jedem Fall ordnungsgemäß dokumentiert werden. Bei einer informierten freiwilligen Angabe von Daten durch den Betroffenen kann eine Einwilligung angenommen werden, wenn nationales Recht keine explizite Einwilligung vorschreibt. Vor der Einwilligung muss der Betroffene gemäß 4.c) dieser Datenschutzleitlinie informiert werden.

 
d) Datenverarbeitung aufgrund berechtigten Interesses
Die Verarbeitung personenbezogener Mitarbeiterdaten kann auch erfolgen, wenn dies zur Verwirklichung eines berechtigten Interesses der Unternehmensgruppe erforderlich ist. Berechtigte Interessen sind in der Regel rechtlich (z.B. die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche) oder wirtschaftlich (z.B. Bewertung von Mitarbeitern) begründet.

Eine Verarbeitung personenbezogener Daten aufgrund eines berechtigten Interesses darf nicht erfolgen, wenn es im Einzelfall einen Anhaltspunkt dafür gibt, dass schutzwürdige Interessen des Mitarbeiters das Interesse an der Verarbeitung überwiegen. Das Vorliegen schutzwürdiger Interessen ist für jede Verarbeitung zu prüfen.

Kontrollmaßnahmen, die eine Verarbeitung von Mitarbeiterdaten erfordern, dürfen nur durchgeführt werden, wenn dazu eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder ein begründeter Anlass gegeben ist. Auch bei Vorliegen eines begründeten Anlasses muss die Verhältnismäßigkeit der Kontrollmaßnahme geprüft werden. Die berechtigten Interessen der Unternehmensgruppe an der Durchführung der Kontrollmaßnahme (z.B. Einhaltung rechtlicher Bestimmungen und firmeninterner Regeln) müssen gegen ein mögliches schutzwürdiges Interesse des von der Maßnahme betroffenen Mitarbeiters am Ausschluss der Maßnahme abgewogen werden und dürfen nur durchgeführt werden, wenn sie angemessen sind. Das berechtigte Interesse der Unternehmensgruppe und die möglichen schutzwürdigen Interessen der Mitarbeiter müssen vor jeder Maßnahme festgestellt und dokumentiert werden. Zudem müssen ggf. nach staatlichem Recht bestehende weitere Anforderungen (z.B. und Informationsrechte der Betroffenen) berücksichtigt werden.

 

e) Verarbeitung besonders schutzwürdiger Daten
Besonders schutzwürdige personenbezogene Daten dürfen nur unter bestimmten Voraussetzungen verarbeitet werden. Besonders schutzwürdige Daten sind Daten über die rassische und ethnische Herkunft, über politische Meinungen, über religiöse oder philosophische Überzeugungen, über Gewerkschaftszugehörigkeiten oder über die Gesundheit oder das Sexualleben des Betroffenen. Aufgrund staatlichen Rechts können weitere Datenkategorien als besonders schutzwürdig eingestuft oder der Inhalt der Datenkategorien unterschiedlich ausgefüllt sein. Ebenso dürfen Daten, die Straftaten betreffen, häufig nur unter besonderen, von staatlichem Recht aufgestellten Voraussetzungen verarbeitet werden. 

Die Verarbeitung muss aufgrund staatlichen Rechts ausdrücklich erlaubt oder vorgeschrieben sein. Zusätzlich kann eine Verarbeitung erlaubt sein, wenn sie notwendig ist, damit die verantwortliche Stelle ihren Rechten und Pflichten auf dem Gebiet des Arbeitsrechts nachkommen kann. Der Mitarbeiter kann freiwillig auch ausdrücklich in die Verarbeitung einwilligen.

Wird die Verarbeitung besonders schutzwürdiger Daten geplant, ist der Datenschutzbeauftragte im Vorfeld zu informieren.

 
f) Telekommunikation und Internet
Telefonanlagen, E-Mail-Adressen, Intranet und Internet sowie interne soziale Netzwerke werden in erster Linie im Rahmen der betrieblichen Aufgabenstellung durch die Unternehmensgruppe zur Verfügung gestellt. Sie sind Arbeitsmittel und Firmenressource. Sie dürfen im Rahmen der jeweils geltenden Rechtsvorschriften und der unternehmensinternen Richtlinien genutzt werden. Im hier vorliegenden Fall der erlaubten Nutzung zu privaten Zwecken sind das Fernmeldegeheimnis und das jeweils nationale geltende Telekommunikationsrecht zu beachten, soweit diese Anwendung finden.

Eine generelle Überwachung der Telefon- und E-Mail-Kommunikation bzw. der Internet-Nutzung findet nicht statt. Zur Abwehr von Angriffen auf die IT-Infrastruktur können Schutzmaßnahmen implementiert werden, die schadhafte Inhalte blockieren.

Aus Gründen der Sicherheit sowie der gelegentlichen privaten Nutzung des E-Mail-Accounts wird die Nutzung der Telefonanlagen, der E-Mail-Adressen, des Internets protokolliert. Personenbezogene Auswertungen dieser Daten dürfen nur bei einem konkreten begründeten Verdacht eines Verstoßes gegen Gesetze oder Richtlinien der Unternehmensgruppe erfolgen. Diese Kontrollen dürfen nur durch ermittelnde Bereiche unter Wahrung des Verhältnismäßigkeitsprinzips und durch Kontrolle des Datenschutzbeauftragten erfolgen. Die jeweiligen nationalen Gesetze sind zu beachten.

6. Übermittlung personenbezogener Daten
Eine Übermittlung von personenbezogenen Daten an Empfänger außerhalb der Unternehmensgruppe oder an Empfänger innerhalb der Unternehmensgruppe unterliegt den Zulässigkeitsvoraussetzungen der Verarbeitung personenbezogener Daten unter Abschnitt (5). Der Empfänger der Daten muss darauf verpflichtet werden, diese nur zu den festgelegten Zwecken zu verwenden.

Im Falle einer Datenübermittlung von Dritten an die Unternehmensgruppe muss sichergestellt sein, dass die Daten für die vorgesehenen Zwecke verwendet werden dürfen.

7. Auftragsverarbeitung
Eine Auftragsverarbeitung liegt vor, wenn ein Auftragnehmer mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beauftragt wird, ohne dass ihm die Verantwortung für den zugehörigen Geschäftsprozess übertragen wird. In diesen Fällen ist mit externen Auftragnehmern ein Vertrag über eine Auftragsverarbeitung abzuschließen. Dabei behält die Unternehmensgruppe die Verantwortung für die korrekte Durchführung der Datenverarbeitung.

Der Auftragnehmer darf personenbezogene Daten nur im Rahmen der Weisungen des Auftraggebers verarbeiten. Bei der Erteilung des Auftrags sind die nachfolgenden Vorgaben einzuhalten; die Unternehmensgruppe muss ihre Umsetzung sicherstellen.

a) Der Auftragnehmer ist nach seiner Eignung zur Gewährleistung der erforderlichen technischen und organisatorischen Schutzmaßnahmen auszuwählen. Der Auftragnehmer hat die Sicherheit gem. Art. 28 Abs. 3 lit. c DSGVO i.V.m. Art. 5 DSGVO herzustellen.

b) Der Auftrag ist in Textform zu erteilen. Dabei sind die Weisungen zur Datenverarbeitung und die Verantwortlichkeiten des Auftraggebers und des Auftragnehmers zu dokumentieren.

c) Die vom Datenschutzbeauftragten bereitgestellten Vertragsstandards müssen beachtet werden.

d) Der Auftraggeber muss sich vor Beginn der Datenverarbeitung von der Einhaltung der Pflichten des Auftragnehmers überzeugen. Die Einhaltung der Anforderungen an die Datensicherheit kann ein Auftragnehmer insbesondere durch Vorlage einer geeigneten Zertifizierung nachweisen. Je nach Risiko der Datenverarbeitung ist die Kontrolle gegebenenfalls während der Vertragslaufzeit regelmäßig zu wiederholen.

e) An zahlreichen Stellen der DSGVO finden sich selbstständige datenschutzrechtliche Pflichten, die sich ebenfalls an den Auftragsverarbeiter richten.

f) Art. 27 Abs. 1 DSGVO: Die Pflicht zur Bestellung eines „Repräsentanten“ trifft auch den Auftragsverarbeiter.

g) Art. 30 Abs. 2 DSGVO:  Der Auftragsverarbeiter ist zur Führung von Verfahrensverzeichnissen verpflichtet.

h) Art. 31 DSGVO: Die Pflicht zur Zusammenarbeit mit der Datenschutzaufsicht trifft auch den Auftragsverarbeiter.

i) Art. 32 Abs. 1 DSGVO:  Die Pflicht zu technischen und organisatorischen Maßnahmen der Datensicherheit gilt auch für den Auftragsverarbeiter.

j) Art. 37 Abs. 1 DSGVO: Die Pflicht zur Bestellung eines betrieblichen Datenschutzbeauftragten trifft auch den Auftragsverarbeiter.

k) Art. 44 DSGVO: Die Beschränkungen für den Datentransfer in Drittländer sind auch vom Auftragsverarbeiter zu beachten.

8. Rechte des Betroffenen
Jeder Betroffene kann die folgenden Rechte wahrnehmen. Ihre Geltendmachung ist gemäß Art. 12 Abs. 3 DSGVO durch die Unternehmensgruppe zu bearbeiten und darf für den Betroffenen zu keinerlei Nachteilen führen. Folgendes ist zu beachten:

Informationsrecht – Offenlegung
a) Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen (ggf. auch des Vertreters)
b) Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
c) Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung
d) Berechtigte Interessen (bei Verarbeitung nach Art. 6 DSGVO)
e) Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern
f) Übermittlung in Drittland
g) Dauer der Speicherung
h) Bestehen eines Rechts auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch und auf Datenübertragbarkeit
i) Bestehen eines Rechts auf Widerspruch der Einwilligung
j) Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde
k) Information, ob die Bereitstellung der Daten gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben oder für einen Vertragsabschluss erforderlich ist und mögliche Folgen der Nichtbereitstellung
i) Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling
m) Information über eine mögliche Zweckänderung der Datenverarbeitung

Auskunftsrecht
a) Zwecke der Datenverarbeitung
b) Kategorien der Daten
c) Empfänger oder Kategorien von Empfängern
d) Dauer der Speicherung
e) Recht auf Berichtigung, Löschung und Widerspruch
f) Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
g) Herkunft der Daten (wenn nicht bei Betroffenen erhoben)
h) Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling
i) Übermittlung in Drittland

Recht auf Berichtigung und Löschung

a) Wenn die Speicherung der Daten nicht mehr notwendig ist
b) Wenn der Betroffene seine Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen hat
c) Wenn die Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden
d) Wenn eine Rechtspflicht zum Löschen nach EU- oder nationalem Recht besteht
e) Wenn die Daten unrichtig sind.

9. Vertraulichkeit der Verarbeitung
Personenbezogene Daten unterliegen dem Datengeheimnis. Eine unbefugte Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung ist den Mitarbeitern untersagt. Unbefugt ist jede Verarbeitung, die ein Mitarbeiter vornimmt, ohne damit im Rahmen der Erfüllung seiner Aufgaben betraut und entsprechend berechtigt zu sein. Mitarbeiter dürfen nur Zugang zu personenbezogenen Daten erhalten, wenn und soweit dies für ihre jeweiligen Aufgaben erforderlich ist. Dies erfordert die sorgfältige Aufteilung und Trennung von Rollen und Zuständigkeiten sowie deren Umsetzung und Pflege im Rahmen von Berechtigungskonzepten.

Mitarbeiter dürfen personenbezogene Daten nicht für eigene private oder wirtschaftliche Zwecke nutzen, an Unbefugte übermitteln oder diesen auf andere Weise zugänglich machen. Mitarbeiter müssen bei Beginn des Beschäftigungsverhältnisses über die Pflicht zur Wahrung des Datengeheimnisses unterrichtet werden. Diese Verpflichtung besteht auch nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses fort.

10. Sicherheit der Verarbeitung
Personenbezogene Daten sind jederzeit gegen unberechtigten Zugriff, unrechtmäßige Verarbeitung oder Weitergabe, sowie gegen Verlust, Verfälschung oder Zerstörung zu schützen. Dies gilt unabhängig davon, ob die Datenverarbeitung elektronisch oder in Papierform erfolgt. Vor Einführung neuer Verfahren der Datenverarbeitung, insbesondere neuer IT-Systeme, sind technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten festzulegen und umzusetzen. Diese Maßnahmen haben sich am Stand der Technik, den von der Verarbeitung ausgehenden Risiken und dem Schutzbedarf der Daten zu orientieren. Der verantwortliche Fachbereich kann dazu insbesondere den Datenschutzbeauftragten zu Rate ziehen. Die technisch-organisatorischen Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten sind Teil des Informationssicherheitsmanagements und müssen kontinuierlich an die technischen Entwicklungen und an organisatorische Änderungen angepasst werden.

11. Datenschutzkontrolle
Die Einhaltung der Richtlinien zum Datenschutz und der geltenden Datenschutzgesetze muss regelmäßig überprüft werden. Die Durchführung obliegt dem Datenschutzbeauftragten.

Die Geschäftsführung ist über wesentliche Ergebnisse zu informieren. Die zuständige Aufsichtsbehörde kann im Rahmen der ihr nach staatlichem Recht zustehenden Befugnisse auch eigene Kontrollen der Einhaltung der Vorschriften dieser Leitlinie durchführen.

12. Datenschutzvorfälle
Jeder Mitarbeiter soll dem Verantwortlichen oder Datenschutzbeauftragten unverzüglich Fälle von Verstößen gegen diese Datenschutzleitlinie oder andere Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten melden.

In Fällen von

a) unrechtmäßiger Übermittlung personenbezogener Daten an Dritte,

b) unrechtmäßigem Zugriff durch Dritte auf personenbezogene Daten, oder

c) bei Verlust personenbezogener Daten

sind die in der Unternehmensgruppe vorgesehenen Meldungen unverzüglich vorzunehmen, damit nach staatlichem Recht bestehende Meldepflichten von Datenschutzvorfällen erfüllt werden können.

13. Verantwortlichkeiten und Sanktionen
Die Geschäftsführungen der Unternehmen der Unternehmensgruppe sind verantwortlich für die Datenverarbeitung. Damit sind sie verpflichtet sicherzustellen, dass die gesetzlichen und die in der Datenschutzleitlinie enthaltenen Anforderungen des Datenschutzes berücksichtigt werden (z.B. nationale Meldepflichten). Es ist eine Managementaufgabe der Führungskräfte, durch organisatorische, personelle und technische Maßnahmen eine ordnungsgemäße Datenverarbeitung unter Beachtung des Datenschutzes sicherzustellen. Die Umsetzung dieser Vorgaben liegt in der Verantwortung der zuständigen Mitarbeiter. Bei Datenschutzkontrollen durch Behörden ist der Datenschutzbeauftragte umgehend zu informieren. 

Die Geschäftsführungen sind verpflichtet, den Datenschutzbeauftragten in seiner Tätigkeit zu unterstützen. Die fachlich Verantwortlichen müssen den Datenschutzbeauftragten rechtzeitig über neue Verarbeitungen personenbezogener Daten informieren. Bei Datenverarbeitungsvorhaben, aus denen sich besondere Risiken für Persönlichkeitsrechte der Betroffenen ergeben können, ist der Datenschutzbeauftragte schon vor Beginn der Verarbeitung zu beteiligen. Dies gilt insbesondere für besonders schutzwürdige personenbezogene Daten. Die Verantwortlichen müssen sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter im erforderlichen Umfang zum Datenschutz geschult werden. Eine missbräuchliche Verarbeitung personenbezogener Daten oder andere Verstöße gegen das Datenschutzrecht werden in vielen Staaten auch strafrechtlich verfolgt und können Schadensersatzansprüche nach sich ziehen. Zuwiderhandlungen, für die einzelne Mitarbeiter verantwortlich sind, können zu arbeitsrechtlichen Sanktionen führen.

14. Der Datenschutzbeauftragte
Der Datenschutzbeauftragte als externes, fachlich weisungsunabhängiges Organ wirkt auf die Einhaltung der nationalen und internationalen Datenschutzvorschriften hin. Er ist verantwortlich für die Richtlinien zum Datenschutz und überwacht deren Einhaltung. Der Datenschutzbeauftragte wurde von der Geschäftsführung der Unternehmensgruppe benannt.

Jeder Betroffene kann sich mit Anregungen, Anfragen, Auskunftsersuchen oder Beschwerden im Zusammenhang mit Fragen des Datenschutzes oder der Datensicherheit an den Datenschutzbeauftragten wenden. Anfragen und Beschwerden werden auf Wunsch vertraulich behandelt.

Kann der zuständige Datenschutzbeauftragte einer Beschwerde nicht abhelfen oder einen Verstoß gegen Datenschutzleitlinien nicht abstellen, muss zur Abhilfe der Datenschutzverletzung die Geschäftsführung berücksichtigt werden.

Anfragen von Aufsichtsbehörden sind immer auch dem Datenschutzbeauftragten zur Kenntnis zu bringen. Der Datenschutzbeauftragte kann wie folgt erreicht werden:

 
Thomas Selle

Tel.: +49 3464 544623

info@selle-dsb.de

15. Definitionen
» Besonders schutzwürdige Daten sind Daten über die rassische und ethnische Herkunft, über politische Meinungen, über religiöse oder philosophische Überzeugungen, über Gewerkschaftszugehörigkeiten, über die Gesundheit oder das Sexualleben des Betroffenen. Aufgrund staatlichen Rechts können weitere Datenkategorien als besonders schutzwürdig eingestuft oder der Inhalt der Datenkategorien unterschiedlich ausgefüllt sein. Ebenso dürfen Daten, die Straftaten betreffen, häufig nur unter besonderen, von staatlichem Recht aufgestellten Voraussetzungen verarbeitet werden.

» Betroffener im Sinne dieser Datenschutzrichtlinie ist jede natürliche Person, über die Daten verarbeitet werden. In einigen Ländern können auch juristische Personen Betroffener sein.

» Datenschutzvorfälle sind alle Ereignisse, bei denen der begründete Verdacht besteht, dass personenbezogene Daten rechtswidrig ausgespäht, erhoben, verändert, kopiert, übermittelt oder genutzt wurden. Das kann sich sowohl auf Handlungen durch Dritte als auch Mitarbeiter beziehen.

» Dritter ist jeder außerhalb des Betroffenen und der für die Datenverarbeitung verantwortlichen Stelle. Auftragsdatenverarbeiter sind innerhalb der EU nicht Dritte im Sinne des Datenschutzrechtes, da sie gesetzlich der verantwortlichen Stelle zugeordnet sind.

» Drittstaaten im Sinne der Datenschutzrichtlinie sind alle Staaten außerhalb der Europäischen Union/EWR. Ausgenommen sind Staaten, deren Datenschutzniveau von der EU Kommission als angemessen anerkannt worden ist.

» Einwilligung ist eine freiwillige, rechtsverbindliche Einverständniserklärung in eine Datenverarbeitung.

» Der Europäische Wirtschaftsraum (EWR) ist ein mit der EU assoziierter Wirtschaftsraum, dem Norwegen, Island und Liechtenstein angehören.

» Personenbezogene Daten sind alle Informationen über eine bestimmte oder bestimmbare natürliche Person. Bestimmbar ist eine Person z.B. dann, wenn der Personenbezug durch eine Kombination von Informationen mit auch nur zufällig vorhandenem Zusatzwissen hergestellt werden kann.

» Übermittlung ist jede Bekanntgabe von geschützten Daten durch die verantwortliche Stelle an Dritte.

» Verarbeitung personenbezogener Daten ist jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Vorgang zur Erhebung, Speicherung, Organisation, Aufbewahrung, Veränderung, Abfrage, Nutzung, Weitergabe, Übermittlung, Verbreitung oder der Kombination und der Abgleich von Daten. Dazu gehört auch das Entsorgen, Löschen und Sperren von Daten und Datenträgern.

» Erforderlich ist die Verarbeitung personenbezogener Daten, wenn der zulässige Zweck oder das berechtigte Interesse ohne die jeweiligen personenbezogenen Daten nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand zu erreichen ist.

» Verantwortliche Stellen sind die Unternehmen der Unternehmensgruppe.

Kann ich Ihnen helfen?

Ja, rufen Sie mich zurück.
Nein Danke.

Ihr Oliver Schröter Kommunikation

 

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